Ввод проводок (корреспонденций)
Рассмотрим подробнее ввод проводок в табличную часть формы диалога.
В данном разделе все действия пользователя и поведение системы описываются для случая использования балансовых счетов. Особенности ввода проводок по забалансовым счетам (то есть тем, для которых не поддерживается принцип двойной записи) отдельно рассматривается в разделе «Ввод проводок с забалансовыми счетами».
В системе 1С:Предприятие проводки могут быть простыми и сложными. Простая проводка состоит из одной корреспонденции счетов, сложная проводка — из нескольких.
В общем случае, для ввода новой проводки или новой корреспонденции нажмите кнопки или на панели инструментов окна формы диалога, или нажмите клавишу Ins, или в главном меню программы откройте меню «Действия», в этом меню выберите пункты «Новая проводка» или «Новая корреспонденция».
Программа определяет по контексту, что в данный момент следует вводить: проводку или корреспонденцию. Если один из счетов введенной строки не заполнен, то предполагается, что это корреспонденция, т. е. часть сложной проводки. Программа ожидает ввода продолжения проводки, т. е. следующей строки. При этом строка будет иметь двойной номер, разделенный знаком «/», например — 3/1 Первая часть номера — номер проводки, вторая часть — номер корреспонденции.
Ввод сложной проводки считается завершенным, когда сумма главной корреспонденции равна сложенным вместе суммам подчиненных корреспонденции.
Ввод сложной проводки можно прервать, если в меню «Действия» выбрать пункт «Новая проводка». При этом сложная проводка окажется незавершенной, о чем будет сигнализировать пиктограмма стоящая слева от номера проводки.
По данной пиктограмме легко определить статус корреспонденции — является ли она проводкой или лишь частью ее. Ниже приводятся пиктограммы, обозначающие состояние корреспонденции.
проводка операции;
главная корреспонденция сложной проводки;
подчиненная корреспонденция сложной проводки;
главная корреспонденция незавершенной сложной проводки;
подчиненная корреспонденция незавершенной сложной проводки.
В системе 1С:Предприятие в операцию может быть введено до 99999 проводок, в каждой из которых может быть до 99999 корреспонденций. На практике, разумеется, операции, как правило, содержат значительно меньшее количество проводок.
При вводе проводок осуществляется последовательный ввод реквизитов проводки, счетов, субконто, сумм и т. д.
Перемещение к следующему значению обычно осуществляется клавишей Enter.
Ввод счетов дебета и кредита проводки может выполняться как непосредственным вводом кода счета, так и выбором из плана счетов. При этом в проводке может быть введен или выбран только счет, не являющийся группой, то есть тот, который не может иметь субсчетов.
Пои вводе кода с клавиатуры используется маска кода счета, которая ускоряет ввод кода счета, если счет является субсчетом. Использование маски позволяет не вводить разделители кодов счетов и субсчетов и пропускать редко используемые позиции в коде счета. Использование маски устанавливается в параметрах системы («Сервис — Параметры — Бухгалтерия»). Подробное описание настройки использования маски кода счета приведено в главе «Сервисные возможности» в разделе «Установка параметров».
При непосредственном вводе кода введенный с клавиатуры код сверяется с планом счетов. Если такого кода нет, автоматически открывается план счетов для выбора счета. Если введенный код является группой, то также автоматически открывается план счетов и курсор устанавливается на первый субсчет введенного счета.
Если в конфигурации определено более одного плана счетов, то при вводе кода подразумевается план счетов, указанный в параметре «Основной план счетов» («Сервис — Параметры — Бухгалтерия»).
Вводимые счета дебета и кредита должны принадлежать одному плану счетов. Если в дебете или в кредите уже введен счет, то при выборе корреспондирующего счета из плана счетов будет предлагаться тот план счетов, к которому относится уже введенный счет.
Если ведется список корректных проводок (см. главу «Корректные проводки»), то существует возможность выбора корреспондирующего счета из списка тех счетов, которые могут использоваться в корреспонденции с уже введенным счетом проводки. Для включения и выключения такого режима в списке счетов, открытом для выбора корреспондирующего счета, используется пункт меню «Корректные корреспонденции» или кнопка панели инструментов. Если режим включен, то в список счетов, предлагаемых для выбора, включаются только счета, отобранные из корректных проводок для уже введенного в проводке счета соответственно по дебету или кредиту (в зависимости от того, выбирается кредитовый или дебетовый счет).
В зависимости от свойств вводимых счетов будут запрашиваться те или иные значения реквизитов проводки: значения субконто, валюта, сумма в валюте, количество.
Значения субконто дебета и кредита будут запрашиваться, если у выбранных счетов (соответственно в дебете и кредите проводки) определено ведение аналитического учета. Количество и типы значений субконто определяются также настройкой аналитического учета у выбранных счетов.
Если по одному из выбранных счетов определено ведение валютного учета, то при вводе проводки будет запрашиваться валюта и сумма в валюте. Валюта вводится выбором из справочника валют При этом обычно в строке проводки выводится курс валюты на дату операции.
Если по одному из выбранных счетов определено ведение количественного учета, то при вводе проводки будет запрашиваться количество.
Сумма проводки может вводится вручную и рассчитываться автоматически. Подробнее об этом рассказывается в разделе «Автоматический расчет суммы проводки».
Дополнительные реквизиты проводки (если таковые определены в конфигурации) заполняются в соответствии с их типами значений и назначением. Например, может быть определен реквизит «Комментарий» в котором вводится строка текста, кратко (одним-двумя словами) характеризующая конкретную проводку, например: «Оплата», «НДС», «Приход».
Для некоторых значений проводки допускается ввод пустых значений. Например, ввод пустых значений может быть разрешен в конфигурации для некоторых видов субконто. Для ввода пустого значения, если оно выбирается из списка (например, субконто «Организации» или валюта проводки) следует нажать клавишу Esc в момент выбора из списка. Если значение уже выбрано, то его можно стереть выбрав пункт «Значение — Очистить значение» меню «Действия». Данный пункт меню следует выбирать в момент редактирования данного значения в форме операции.
При отображении субконто в проводках специальной строкой «<…>» отображаются пустые (не выбранные) значения субконто. Это позволяет легко отличить при просмотре операции те субконто, которые не заполнены при вводе проводки, от тех субконто, которые не используются для ведения аналитического учета по конкретному счету.
Завершение ввода проводки или корреспонденции происходит после ввода последнего реквизита в строке или при нажатии кнопки панели инструментов.
Для отказа от ввода новой проводки нажмите клавишу Esc.
